Der Vertrag von letztem Jahr. Die Rechnung von Lieferant X. Das Protokoll vom Meeting. Wo war das nochmal? Was wäre, wenn jedes Dokument automatisch am richtigen Ort landet – und Sie es in Sekunden wiederfinden?
Das Problem
Desktop, Downloads, E-Mail-Anhänge, verschiedene Ordner. Niemand weiß, wo was liegt.
"Wo war nochmal der Vertrag von...?" – Minuten, manchmal Stunden verlorene Zeit.
Final_v2_neu_wirklich_final.docx – Welche Version ist die aktuelle? Niemand weiß es.
Die Lösung
Dokumente landen automatisch am richtigen Ort. Nach Kunde, Projekt, Typ – wie Sie wollen.
Volltextsuche über alle Dokumente. Tippen, Enter, gefunden.
Immer die aktuelle Version. Alte Versionen im Archiv. Änderungshistorie nachvollziehbar.
Zugriffsrechte, Löschfristen, Audit-Trail. Alles dokumentiert, alles compliant.
Branchen-Lösungen
Bauakten, Lieferscheine, Fotos vom Baufortschritt – alles auf verschiedenen Handys und Laptops verstreut.
Projektordner pro Baustelle. Fotos vom Handy landen automatisch im richtigen Projekt. Lieferscheine werden gescannt und zugeordnet.
Bauleiter finden Dokumente auch von unterwegs. Keine Rückfragen mehr "Wo ist das Foto von...?"
Mandantenakten mit sensiblen Daten. Strenge Aufbewahrungsfristen. Hohe Compliance-Anforderungen.
Mandantenordner mit automatischer Rechteverwaltung. Löschfristen werden überwacht. Audit-Trail für jede Aktion.
DSGVO-Konformität nachweisbar. Schneller Zugriff bei Mandantenanfragen. Sichere Archivierung.
Patientenakten, Befunde, Röntgenbilder. Verschiedene Systeme, keine zentrale Suche.
Integration mit Praxissoftware. Befunde automatisch dem Patienten zugeordnet. Volltextsuche über alle Dokumente.
Ärzte finden Vorbefunde in Sekunden. Weniger Verwaltungsaufwand. Mehr Zeit für Patienten.
Technische Zeichnungen, Prüfprotokolle, Zertifikate. Bei Audits stundenlang suchen.
Strukturierte Produktdokumentation. QM-Dokumente mit Versionierung. Schneller Export für Audits.
ISO-Audits in Stunden statt Tagen vorbereitet. Alle Zertifikate auf Knopfdruck verfügbar.
Praxisbeispiel
Technische Dokumentation auf 5 verschiedenen Servern. 12.000 Zeichnungen, niemand wusste welche aktuell ist. Bei Kundenanfragen dauerte die Suche oft 30+ Minuten.
Zentrales DMS mit automatischer Versionierung. KI-gestützte Erkennung von Zeichnungsnummern. Integration mit dem ERP für automatische Zuordnung zu Aufträgen.
Früher haben wir bei Kundenreklamationen manchmal tagelang nach der richtigen Zeichnung gesucht. Heute sind es 30 Sekunden. Das allein hat das System bezahlt gemacht.
— Leiter Konstruktion
So funktioniert's
Wir analysieren Ihre Dokumententypen und erstellen eine logische Ordnerstruktur.
Automatische Erkennung, Benennung und Ablage. Einmal eingerichtet, läuft es.
Kurze Einführung für Ihr Team. Danach finden alle alles in Sekunden.
Häufige Fragen
Wir migrieren sie in das neue System. Schritt für Schritt, ohne Chaos. Zuerst analysieren wir Ihre aktuelle Struktur, dann definieren wir die neue Ordnung, und schließlich übertragen wir alle Dokumente – automatisiert, mit Qualitätsprüfung.
Ja. Wer sieht was, wer bearbeitet was – alles konfigurierbar. Von einfachen Abteilungs-Rechten bis zu komplexen Projektfreigaben. Auch temporäre Zugänge für externe Partner sind möglich.
Wir integrieren mit gängigen Tools: Office 365, Google Workspace, SharePoint, Dropbox, OneDrive, sowie CRM- und ERP-Systeme wie Salesforce, HubSpot, SAP, oder Ihre branchenspezifische Software. Im Audit klären wir die Details.
Verschlüsselung nach AES-256, automatische Backups, deutsches Rechenzentrum mit ISO 27001 Zertifizierung. Sicherer als der lokale Rechner. Plus: Audit-Trail für jede Änderung – wichtig für Compliance.
Das hängt vom Dokumentenvolumen ab. Kleine Teams (unter 10 Mitarbeiter) sind oft in 1-2 Wochen live. Größere Unternehmen mit komplexer Struktur brauchen 4-8 Wochen. Wir arbeiten parallel zu Ihrem Tagesgeschäft.
Die Kosten setzen sich aus einmaliger Einrichtung und monatlichem Hosting zusammen. Die meisten Kunden sparen allein durch weniger Suchzeit mehr, als das System kostet. ROI typischerweise nach 3-6 Monaten.
Ja. Nach der Einrichtung können Sie selbst neue Ordner anlegen, Benennungsregeln anpassen und Benutzer verwalten. Für größere Änderungen stehen wir als Support bereit.
Ja, möglich. Wichtige Ordner können für Offline-Arbeit synchronisiert werden. Änderungen werden automatisch hochgeladen, sobald wieder Internet verfügbar ist. Ideal für Außendienst und Baustellen.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie Ihr Dokumenten-Workflow aussehen könnte. Kostenlos. Unverbindlich.
Kostenloses Audit buchenKein Vertrag. Keine Verpflichtung. Nur Klarheit.
JP